従来、システム化することが難しいとされてきた業務パートといえば、あいまいな要望を具体的な提案にまとめあげるコンサルティングやプランニング、コーディネートの分野。知識や経験、センスなど個々の力に頼る要素が多いため、提案品質にもばらつきが多くみられます。 今回ご紹介するインテリア業界では、「プレゼンボード」が顧客とのやり取り・提案に必須アイテムとなりますが、その作成には最も労力を要し個人スキルに差が出ます。その作成業務フローのシステム化により、プレイヤーである「インテリアコーディネーター」と「お客様」とのコミュニケーションの活性化・リードタイムの短縮・組織的な提案力の底上げに成功しました。
導入企業：インテリア関連企業様
システム利用者：全国各地のインテリアコーディネーター
利用ソリューション：DocYard
「インテリアコーディネート業務」＝「システム化は無理」か？
インテリアコーディネーターとは、顧客に対して住空間のプランニングや提案を行う人達のことを指します。
従来の仕事の流れとしては、ヒアリング〜提案〜見積〜手配〜チェック・・・とおよそ7つのステップから成り立っています（キャプチャ参照）。
しかしながら「ヒアリング」「プランニング」「提案」この3つのステップにおいては個人スキルに依存するパートです。システムには任せられない、まさに「属人的要素が強い業務プロセス」なのです。
何故でしょうか？
……お客様とのコミュニケーションが最も大事で、個々のノウハウや経験の比重が高くて、提案内容のパターン化が困難……よってシステム化しづらいのです。ポルタルトはここに着目しました。
「プレゼンボード」というドキュメントを媒介に
プレゼンボードは、プランニングから発注・手配までずっとお客様との間に存在する唯一のコミュニケーション手段であり、すべての業務プロセスが絡んでくるコミュニケーションの場です。
お客様とのヒアリングを重ねたうえで、プレゼンボードはシステム化する上で最も大事な要素であるということに気づきました。
「DocYard」で解決したこと
DocYardでは、プレゼンボードを完成させるために不可欠な提案素材と見積の連携（基幹連動）を実現しました。基幹側で作成したエレメント案（カーテンや照明、家具など商品のコーディネートプラン）をDocYard（プレゼンボード）に流し込み、あとはインテリアコーディネーターが直感的にボード上で商品配置シミュレーションを実施。時にはお客様と対面しながらプレゼンボードの出来映えを試行錯誤していきます。プランが固まるとクラウド上のサーバー側でPDFファイルが生成され、見積書と共にお客様の手元に届けられます。
DocYardの導入により、これまで煩雑で大変な手間を要してきたお客様とのコミュニケーションや提案シミュレーションさらには見積連動を、PC・タブレット上で効率的且つシームレスにおこなうことに成功しました。
さらに他人のプランを横断的に参照・再利用したり、成約したプラン以外にも没になったプランを共有することも可能です。DocYardは、組織全体の提案力の底上げにも貢献したのです。
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